최고의 프레젠터가 되기 위한 트레이닝


나의 트레이닝 노하우

전달 기술의 기본적인 내용을 이해시킨다.

트레이닝은 전달 기술의 많은 요소를 크게 다섯 가지로 분류하고(태도, 말, 발표 내용, 관중의 호응, 시간 조절), 다섯 가지로 분류한 것들을 각각 서너 가지로 세분한다.

태도와 관련된 항목에 대한 트레이닝을 시작한다(태도는 트레이닝 소요 시간이 가장 많이 걸리는 항목).

태도가 익숙해지면 말과 함께 트레이닝하고, 그 다음에는 발표 내용, 관중의 호응, 시간 조절 순으로 트레이닝한다.

트레이닝을 하면서 각 개인에 대한 분석과 평가는 모든 참여자가 함께한다.

전달 기술 생활화 노하우

서 있는 자세 연습 : 친구나 동료와 이야기할 때도 양쪽 발을 어깨 넓이보다 약간 좁게 벌리고, 균형 있는 자세로 똑바로 선다.

손동작과 얼굴 표정 연습 : 집에서 거울을 앞에 두고 말할 때의 얼굴 표정과 손동작을 연습한다.

시선 맞추기 연습 : 시선 맞추기 연습을 위해, 집안에 있는 가구들을 상대로(가구들을 각각의 사람으로 생각한다) 말을 하면서 각 가구마다 시선을 준다.

무대 활용 연습 : 혼자 서 있는 공간을 무대라고 생각하고, 가구들을 상대로 무대에서 이동하면서 말하는 연습을 한다.


2. 프레젠테이션의 기본과 이론

프레젠테이션의 기본

프레젠테이션의 정의와 종류, 프레젠테이션을 성공적으로 수행하기 위한 4P(People 사람, Purpose 목적, Place 장소, Preparation 준비) 분석 전략, 그리고 실전 발표를 위한 연습 내용을 살펴보기로 하자.

프레젠테이션이란 무엇인가

프레젠테이션은 ‘다른 사람에게 무엇인가를 보여주는’ 것이다. 여기서 ‘무엇인가’는 제품, 정보, 자료, 제안, 동기부여, 협상, 엔터테인먼트(축하나 여흥) 등을 가리키며, ‘보여준다’는 것은 전달, 설명, 설득, 제안, 자극, 격려, 강의, 연설 등을 의미한다. 즉, ‘무엇인가’가 바로 프레젠테이션의 목적이 되고, 목적에 따라 보여주는 ‘방법(수단)’이 달라진다.

프레젠테이션은 첫째, 참석자의 부류와 특성 둘째, 프레젠테이션의 목적 셋째, 프레젠테이션을 하는 장소에 따라 자료의 내용과 전달 방법 등이 달라져야 한다. 따라서 프레젠테이션을 성공적으로 마치기 위해서는 세 가지 요소, 즉 사람(People), 목적(Purpose), 장소(Place)가 무엇보다 중요하기 때문에 프레젠테이션을 하기 전에 이에 대한 치밀한 분석과 대응 전략이 필요하다. 이것을 프레젠테이션 성공의 3P 요소, 또는 3P 전략이라고 한다. 그런데 나의 오랜 경험에 의하면, 일반적으로 말하는 프레젠테이션 성공을 위한 3P 이외에 하나의 요소가 더 추가되어야 한다. 그것은 바로 철저하고 충분한 사전 준비(Preparation)다. 프레젠테이션을 성공적으로 하기 위해서는 전달할 내용에 대한 완전한 이해와 연계, 그리고 발표 연습을 반드시 해야 한다는 의미다. 그래서 프레젠테이션의 성공을 위해서는 3P가 아닌 4P 요소가 함께 맞아떨어져야 한다.

성공적인 프레젠테이션을 위한 4P 분석 전략

사람 분석 전략 : 프레젠테이션에 참석하는 사람이 누구인지 확인하고 분석하는 일이 선행되어야 한다.

① 청중은 누구인가?

② 청중이 원하는 것은 무엇인가?

③ 청중에게 어떤 가치나 이익을 줄 것인가?

④ 청중들로부터 얻을 수 있는 것은 무엇인가?

청중이 관심을 집중하고 경청하느냐의 문제는 전적으로 준비 상태와 발표자의 역량에 달린 것이다.

청중의 수준 : 청중의 수준을 확인하는 것은 어려운 일이고, 모든 청중을 동시에 다 이해시킨다는 것은 불가능한 일이다. 따라서 결정권자를 이해시키고, 참석자들의 50∼80퍼센트 이상만 이해시킬 수 있다면, 비교적 성공적인 프레젠테이션이라고 볼 수 있다.

청중들의 반응 및 자세 : 프레젠테이션을 하는 동안 청중들이 설명을 어느 정도 이해하고 있는지 가늠하기란 쉽지 않다. 그렇다고 발표 중간중간에 질문을 던지는 것도 무리다. 가장 좋은 방법은 청중의 표정이나 몸동작을 보는 것이다. 전문가는 청중들의 행동에 대한 적절한 대응 방법을 찾아내어 대처하거나 변화를 준다.

청중에게 질문을 던져 주제를 정한다 : 간혹 예기치 않은 연설이나 프레젠테이션을 요청받을 수 있다. 어떤 주제로 무엇을 전달해야 할지 당황하지 말고, 서두에서 청중들에게 몇 가지 질문을 하여 그들의 의견과 요구를 확인하도록 한다. 그런 후 청중의 요구가 무엇인지 확인하여 프레젠테이션의 방향을 잡으면 된다.

목적 분석 전략 : 프레젠테이션의 목적이 무엇인지 파악하는 것은 무엇보다도 중요하다. 연설과 강의는 물론 다른 사람과 의견 교환을 하고, 상호 간에 무엇인가를 전달하는 모든 것이 프레젠테이션의 범주에 들어간다고 보면 된다.

정보 전달 : 신제품, 새로운 정보, 신기술 등에 대한 내용을 회사 직원들에게 알리거나 고객들에게 소개하는 목적이 여기에 해당한다. 정보 전달의 노하우를 요약하면 다음과 같다.

① 기존의 정보와 비교하여 새로운 정보를 알려준다

② 정보를 분석하고 가공하여 쉽게 이해하게 한다

③ 그림, 사진, 도표 등 시각화 자료를 많이 활용한다

④ 실제로 제품을 시연해보이고, 청중들이 만지거나 조작할 기회를 제공한다

⑤ 중요한 사항은 강조나 반복을 통해 확실히 이해하게 한다

설득/제안 : 새로운 기획안이나 사업 계획 등을 준비하여 관계자들에게 발표함으로써 기존의 기준이나 가치관을 바꾸어 그들의 동의와 지원을 얻어내는 것이 목적이다. 이때 기술성, 시장성, 수익성, 경쟁 제품과의 차별성 등 여러 조건이 만족되어야 하고, 정보 전달 방식에 비해 고도의 프레젠테이션 전략이 필요하다.

상대를 설득하는 요령과 순서는 다음과 같다.

① 처음에는 상대에게 논리나 원칙보다 감성으로 접근한다

② 다음에는 원칙과 논리, 근거, 자료 등을 토대로 왜 이것을 해야 하는지에 대한 타당성과 가능성을 알린다

③ 마지막으로 이것을 함으로써 상대가 얻을 수 있는 이익과 가치를 알린다

설득과 제안의 노하우를 요약하면 다음과 같다.

① 상대의 기준이나 가치관을 바꿔 동의와 지원을 얻어낸다

② 상대의 성격이나 성향이 감성적인지 논리적인지를 파악하여, 여기에 맞는 전략으로 설득한다

③ 상대에게 확신과 도전 의식을 심어주기 위해서는 우선 발표자가 강한 자신감과 확신을 가지고, 발표할 때 열정을 다해 전달해야 한다

④ 상대가 동의를 해야만 하는 타당한 근거와 자료를 충분히 제공하여 이해시킨다

장소 분석 전략 : 프레젠테이션의 4P 중 가장 소홀하기 쉬운 것이 바로 장소에 대한 분석이다. 또한 프레젠테이션이 실패로 끝나는 원인 가운데 가장 빈번하고 치명적인 원인도 바로 장소에 있다. 따라서 정전, 소음, 전기 및 전자 기구의 불량, 좌석 배치, 통행로 등을 사전에 확인하고 이에 철저히 대비해야 한다. 발표 장소만 확인하는 것으로 안심해서는 안 된다. 즉 장소를 예약할 때 주변 장소에서 발표장에 영향을 미치지는 않는지 확인하고, 만일 행사에 방해가 된다고 판단되면 다른 장소를 선택한다. 주차장, 엘리베이터, 화장실, 흡연 장소, 자판기 등의 편의 시설 위치를 사전에 충분히 확인한 뒤 청중들에게 안내하도록 한다. 프레젠테이션의 끝난 뒤 마무리나 질문 또는 보충 설명, 상담 등이 이어질 경우에 장소 이용 시간을 연장할 수 있는지 확인하고, 만일 예약이 되어 있다면 발표 후 상담이나 설명을 할 수 있는 장소를 미리 확보해두는 것이 좋다. 프레젠테이션을 진행하면서 가장 중요한 기기는 컴퓨터, LCD 프로젝터, 포인터, 마이크 등이다. 따라서 이것들을 준비하고 점검하는 과정은 프레젠테이션 진행 가운데 필수 요소이다.

준비 전략 : 실전에 임하는 수많은 발표자들이 갖는 가장 큰 두려움은 자신감 부족이다. 철저하고 충분한 준비만이 성공적인 프레젠테이션을 약속한다는 사실을 반드시 명심하라. 프레젠테이션 목적을 이루기 위해 반드시 준비해야 할 사항들을 살펴보기로 하자.

정보와 자료 수집 : 다양하고 중요한 정보와 자료를 모은 뒤, 이것을 철저히 분석하고 잘 가공하여 프레젠테이션에서 사용할 발표자료를 만든다.

발표자료 제작 : 일반적으로 정보나 자료 분석과 가공에 많은 시간이 소요되며, 이것이 완벽하게 준비될수록 발표자료 제작 시간은 줄어들어 효율적으로 진행할 수 있다.

프레젠테이션 자료 준비 및 제작 노하우

프레젠테이션을 위한 자료 준비와 제작 노하우는 GE에서도 매우 중요시하고 강조하는 내용이다. 예를 들어 자료를 준비할 때 담당자들은 내부 자료는 물론 외부 자료와 경쟁사의 자료까지 입수하여 분석하고 요약하여 발표자료를 만든다. 필요한 경우에는 비용을 지불해서 외부의 자료조사 컨설팅업체에 의뢰하여 유용하고 필요한 자료를 입수한다. 또한 발표자료를 제작할 때도, 잭 웰치 회장이 강조하는 비주얼 사용을 극대화한다. 프레젠테이션에서 설명이나 전달을 효과적으로 하기 위하여 그림이나 사진, 도표 등을 사용하고, 만일 원하는 것을 구할 수 없는 경우에는 전문가에게 필요한 표나 그림을 그리도록 의뢰한다. 이처럼 철저하고도 완벽한 준비를 하여 비즈니스에서 성공적인 결과를 만들어낸다. 이것이 GE 직원들의 개인적 역량을 향상시킴은 물론, GE 전체의 가치와 경쟁력을 최고로 만든 바탕이다.

자료 및 정보 분석과 요약

전문성과 능력이 가장 많이 요구되는 작업이 바로 자료 및 정보 분석과 요약이다. 성공적인 프레젠테이션을 위해서는 자료 분석에 최선을 다해야 한다.

자료를 정리하는 네 가지 방법

① 시간에 따른 정리 : 자료를 과거 - 현재 - 미래의 순서로 정리하는 방법이다. 그런데 이런 시간에 따른 정리는 요즘 청중들이 많이 식상해하므로, 이것을 바꾸어 정리하는 것도 좋을 듯싶다. 예를 들어, 청중이 가장 관심을 가지는 시점을 먼저 말하는 것이다.

② 공간에 따른 정리 : 주제나 사건의 크기를 작게 나누어 정리하는 것을 말한다. 예를 들어, 새로 지은 주택에 대한 분양 유치 프레젠테이션을 하는 경우 주택의 특징, 장점, 편의시설 등을 한꺼번에 나열식으로 설명하면 청중들은 다른 주택과의 비교가 쉽지 않다. 그렇다면 이것을 정원, 현관, 거실, 방, 주방, 욕실, 창고 등 공간에 따라 구분하여 설명한다고 생각해보자. 사건이나 주제도 마찬가지다. 이것들을 작은 주제나 사건으로 분류하여 접근하는 것이 요령이다.

③ 인과관계에 따른 정리 : 대상을 상호간의 인과관계로 구분하여 정리하는 것이다. 신규 프로젝트를 진행할 경우, 전 직원을 다 모아놓고 설명하는 것보다 프로젝트와 연관된 부서나 사업부별로 분리하여 설명하는 것이 효과적이다. 따라서 그들은 빠르고 정확하게 이해하여 제안에 동의하고 빠른 결정을 내릴 것이다.

④ 문제 제기와 해결 방안에 따른 정리 : 문제 자체와 문제 해결 방안을 구분하여 정리하는 방법을 말한다. 모든 문제점을 한꺼번에 설명한 뒤 해결 방안을 죽 나열하는 것이 보다 효율적이다. 이상 살펴본 정리 방법을 한마디로 요약하면, 모든 주제나 내용을 한꺼번에 다루지 말고 작은 단위로 나누라는 것이다.

⑤ 세밀한 요약 : 분석 자료와 정보를 가지고 발표자료의 핵심을 만드는 과정이 바로 요약이다. 때로는 요약의 수준을 넘어 분석 자료를 더욱 단순하고 명쾌하게 만드는 정보 가공의 과정도 필요하다. 정보 가공도 많은 연습 경험과 기술이 필요한 분야다. 평소에 책을 읽거나 자료를 볼 때마다 그 내용을 요약하는 습관을 들이면 실전에 많은 도움이 될 것이다. 요약을 할 때도 각각의 자료를 독립적으로 하는 것이 아니라, 자료들 간의 연관성을 유지하면서 프레젠테이션 전체의 흐름과 목적에 부합되게 진행하는 것이 매우 중요하다.

시각화 사용의 중요성

시각화는 청각과 시각을 동시에 자극함으로써 그 말과 이미지가 함께 전달되어 강력한 영상으로 오랫동안 기억되게 만드는 기능을 한다. 통계 자료를 보면 사람이 가진 오감 중 정보 전달력과 기억력은 후각<미각<촉각<청각<시각 순으로 높아진다고 한다. 그래서 시각을 자극하고 활용하는 것이 가장 큰 효과를 낳는 것이다.

시각화의 네 가지 장점

① 강력한 전달 효과

② 확실한 설득 효과

③ 명쾌한 비전 제시 효과

④ 모두의 공감을 얻는 동기부여 효과


시각화를 활용하는 다섯 가지 요령

① 하나의 시각화 자료에는 하나의 컨셉트(주제)만 넣어라

② 시각화 자료와 텍스트를 함께 사용하라

③ 시각화는 단순하게 하라

④ 목적이나 내용과 연관되는 시각화를 만들어라

⑤ 숫자는 그래프로, 문자는 차트로 만들거나 도형화하라

시각화 체크리스트

시각 자료를 보면서 말하지 않는다. 물론 통계 자료나 시각 자료의 내용을 설명할 때는 시각화를 보면서 말한다. 시각화를 보여줄 때 한꺼번에 다 보여주지 말고, 단계별로 하나씩 보여준다.

시각화를 위한 3단계 접근법

① 사물이나 정보를 새로운 관점에서 재구축한다

② 각 부분은 분해하고, 재조립한다

③ 기존의 체계를 무너뜨리고, 새로운 각도로 분석하여 재정리한다

발표 노트의 작성

발표 노트는 청중에게 보여주기 위한 것이 아니라, 발표자가 청중에게 말로만 전달할 내용을 잊어버리지 않고 상기할 수 있도록 별도로 만든 자료다. 특히 프레젠테이션을 시작할 때 인사말이나 개괄적인 설명 또는 프레젠테이션을 마치고 마무리 정리나 인사말을 하는 경우를 위해 준비한다. 프레젠테이션은 발표자가 기억력이 좋고, 그래서 즉흥연설을 잘할 수 있다는 것을 보여주기보다 청중들에게 필요한 내용을 정확하게 빠짐 없이 전달하는 것이 목적이다. 그러므로 일반인이나 초보자들은 이런 잘못된 생각에서 벗어나, 미리 발표 노트를 준비하여 중간중간 참고하는 것이 부드러운 진행을 위해서나 중요한 내용을 건너뛰지 않기 위해서도 반드시 필요하다.

배포 자료 준비

배포 자료는 발표 내용에 대한 이해를 높이기 위해 청중에게 미리 나눠주는 자료를 말한다. 배포 자료의 내용과 분량은 프레젠테이션의 목적과 종류에 따라 달라진다. 신제품이나 신기술의 경우에는 상세한 내용의 자료로, 설득이나 제안의 경우에는 중요하고 핵심적인 내용만 발췌한 것으로, 동기부여나 강연의 경우에는 요약된 자료 위주로 준비하는 것을 기준으로 한다.

효과적인 전달 기술 노하우

전달 기술이 중요한 이유

실제로 프레젠테이션을 진행할 때는 발표자료의 내용과 구성, 그리고 발표자의 역량이 중요한 요소가 된다. 발표자가 갖추어야할 자질 가운데 ‘전달 기술 능력’이 바로 프레젠테이션의 성공 여부를 결정하는 핵심 능력이다. 그런데 전달 기술이 단시간 내에, 또는 프레젠테이션 준비와 함께 시작한다고 해서 갖추어지는 것이 아니기 때문에 문제가 생긴다.

평소의 행동 습관을 바꿔라

청중은 발표자의 말을 듣고, 행동을 본다. 즉 모든 청중의 눈과 귀가 발표자 한 사람에게 집중되는 것이다. 발표자는 세 가지 자질, 즉 말하는 능력, 외모, 내용의 이해는 물론, 효과적이고 세련된 전달 기술을 구사하는 능력까지 겸비하고 있어야 프레젠테이션에서 원하는 결과를 얻을 가능성이 높아진다.

전달 기술 전문가가 되는 방법

전달 기술과 관련된 기법이나 노하우는 단순히 책을 읽는 것만으로 자기 것이 되는 것이 아니다. 여기에는 연습과 트레이닝이 반드시 뒤따라야 한다. 어렵고 복잡한 일이나 문제를 다루면서 이것을 한꺼번에 해결하거나 다루려고 한다면, 일은 더욱 어렵고 복잡하게 보일 수 있다. 이런 경우에는 일이나 문제를 세분화할 필요가 있다. 이렇게 세분화된 것을 하나씩 처리해나가면, 결국 모든 문제가 해결될 수 있다. 이와 마찬가지로, 복잡하고 다양한 전달 기술은 여러 개로 세분화한 뒤 한번에 한 가지씩 단계적으로 연습하도록 한다.

전달 기술 습득을 위한 5단계 노하우

① 한번에 한 가지 기술만 연습하라

② 한 가지가 몸에 익어 자연스러워질 때가지 충분히 반복 연습하라

③ 하나가 익숙해지면 다음 기술로 넘어가라

④ 새로운 기술이 익숙해지면, 먼저 익힌 기술과 함께 연습하라

⑤ 이와 같은 방식으로 모든 기술을 하나씩 확장하라

옷차림과 외모

남자는 짙은 색 양복을 입는 것이 가장 무난하다. 하얀색 와이셔츠에 밝은 톤의 넥타이를 착용하되, 너무 화려하고 현란한 색깔의 꽃무늬나 특이한 무늬는 피하는 것이 좋다. 왜냐하면 청중의 시선과 생각이 옷차림에 집중되어 산만해지기 때문이다. 구두는 끈이 달린 검은색이 정장용이며, 양말은 검은색 계열로 하는 것이 이미 상식화되어 있다. 여자의 옷차림은 약간 까다롭다. 일반적으로 재킷과 치마를 입어야 정장이라고 생각하는데, 꼭 그런 것만은 아니다. 정장 색깔은 남자에 비해 선택의 폭이 넓다. 짙은 색 외에도 밝은 톤의 정장도 줄무늬나 체크무늬 정도면 무난하다. 구두는 뒤꿈치가 막힌 것이 정장용이다. 간혹 여름철에 날씨가 덥다고 샌들을 신는데, 이것은 피해야 한다. 발표자는 특히 장신구 사용에 신중해야 한다. 프레젠테이션을 할 때는 화려한 금속 팔찌는 피하는 것이 좋다. 청중의 시선을 분산시킬 가능성이 있기 때문이다. 장신구를 전혀 사용하지 않아도 지루하고 고리타분한 느낌을 줄 수 있으므로, 포인트를 주는 조그만 브로치 정도면 충분하다.

손동작(제스처) 기술

발표자들이 전달 기술을 구사할 때 가장 어려워하면서도 중요한 기술이 두 가지 있는데, 바로 손동작과 시선 맞추기다. 우리 나라 사람들은 대부분 말과 어울리는 손동작에 익숙하지 않고, 마음 내키는 대로 손동작을 하는 것이 몸에 배서 프레젠테이션을 하는 데 큰 문제가 된다. 특히 많은 사람들이 평소에 매우 빠른 속도로 손동작을 하는데, 이것은 경솔하고 가볍게 보일 수 있으므로 천천히 하는 습관을 길러야 한다. 손동작의 크기도 중요한데, 너무 작거나 커서는 안 되며 중간 정도로 한다. 손가락을 바짝 모으거나 쫙 펼치는 것은 피해야 한다. 긴장하거나 어눌해 보일 수 있기 때문이다. 손가락을 적당히 펴지 않고 주먹을 쥔 상태로 설명을 하는 것도 피해야 한다. 다시 한번 강조하지만, 흔히 하는 빠른 속도의 손동작, 너무 큰 손동작, 손가락을 적당히 펴지 않고 하는 손동작 등은 말과 어울리지 않고 부자연스럽게 보이므로 특히 주의한다.

숫자를 나타낼 때의 손동작

말로 숫자를 말하면서 손동작을 함께 사용하는 것은 매우 효과적이다. 그런데 많은 발표자가 청중 앞에서 저지르는 흔한 실수가 ‘하나’나 ‘첫 번째’를 나타낼 때, 손가락을 다 편 상태에서 엄지손가락만 접어 하나를 타나내는 것이다. 올바른 표시 방법은 손을 앞으로 들어올리고 주먹을 쥔 상태에서 집게손가락만 펴서 ‘하나’또는 ‘첫 번째’를 나타내는 것이다. ‘둘’이나 ‘두 번째’를 나타낼 때는 엄지손가락을 접은 상태에서 집게손가락을 접는 것이 아니라 집게손가락만 편 상태에서 가운데 손가락을 펴야 한다. 숫자를 말과 손가락으로 나타내는 순서도 매우 중요하다. 제일 좋은 방법은 손동작으로 먼저 숫자를 나타내고, 이어서 숫자를 말하는 것이다.

시선 맞추기

시선 맞추기(Eye contact)는 말을 하면서 청중의 눈을 보는 것으로, 모든 청중과 시선을 맞추는 것이 중요하다. 청중과의 시선 맞추기는 청중의 관심과 전달력을 높이고, 청중의 반응을 확인하는 측면에서 매우 중요한 요소다.

① 몸은 시선을 주는 사람을 향하고, 그 사람 쪽으로 시선 맞추기를 하는 동시에 설명하면서 이동한다

② 한 사람에게 시선을 주는 시간이 너무 짧거나 길지 않게 한다(한 줄 정도의 문장 길이를 말하는 시간이 적당하다)

③ 반드시 청중에게 말을 하면서 시선 맞추기를 해야 한다

무대 활용 기술

효율적인 무대 활용은 청중의 시선에 변화를 주어 지루함을 없애고, 발표 내내 새로운 분위기를 연출할 수 있는 방법이다.

① 무대를 골고루 이용한다

② 적당한 보폭으로 천천히 이동한다

③ 방향을 바꾸어 움직일 때는 반드시 몸의 방향을 그쪽으로 돌리고 이동한다

④ 청중 쪽으로 이동한 뒤 다시 무대 쪽으로 돌아오는 경우, 청중에게 등을 돌린 채 걷지 말고 자연스럽게 천천히 옆으로 걸으면서 이동한다

말하기 기술

청중 앞에 서는 일에 익숙해지고, 청중 앞에서 내 목소리만 들리는 상황에 익숙해지고, 청중 앞에서 말실수를 하는 경우에도 익숙해져야 한다.

말하기보다는 손동작과 시선 맞추기 연습이 우선 : 말을 자연스럽게 하기 위해서는 제일 먼저 서 있는 자세, 손동작, 시선 맞추기 등에 익숙해지는 훈련을 해야 한다. 사람마다 타고난 목소리가 있기 때문에 목소리를 인위적으로 바꿀 수는 없다. 다만 소리를 제대로 낼 수 있는 발성 연습은 반드시 필요하다. 억양은 표준말을 쓰느냐 사투리를 쓰느냐에 따라 달라지는데, 프레젠테이션 전문가를 목표로 한다면 표준말로 말하는 연습을 반드시 해야 한다. 목소리 톤도 연습과 훈련을 통해 얼마든지 교정할 수 있다. 말할 때는 톤을 적절히 조절해야 상대가 지루함을 느끼지 않는다. 말의 속도는 전달력에 큰 영향을 미치므로 이것 역시 훈련이 필요하다. 많은 청중 앞에서는 의도적으로 말의 속도를 늦추어야 한다.

잘못된 말 습관 : 발표자들이 평소 습관대로 불필요한 단어를 자주 사용하는 경우가 있다. 예를 들어 말 중간에 ‘에∼’, ‘어∼’, ‘저∼’ 등이나 ‘그런데’, ‘그래서’, ‘솔직히 말하면’, ‘그런데’ 등의 불필요한 단어나 접속사를 반복하여 사용하는 것이다. 프레젠테이션을 하는 경우에는 청중의 귀에 거슬리는 것은 물론, 발표자의 전달력과 품위에 좋지 않은 영향을 미친다.

발표 시간 조절 기술

정해진 발표 시간을 지키는 것은 매우 중요하다. 뒤이어 다음 프로그램이 예정되어 있을 경우에는 더욱 그렇다. 프레젠테이션 진행 중에 예상치 못한 질문이나 상황으로 시간이 지연될 수도 있다. 이러한 경우에는 다음과 같은 대응기법이 필요하다.

① 발표자료를 검토할 때 설명을 줄이거나 생략해도 큰 문제가 없는 부분을 미리 확인해둔다

② 일찍 끝날 경우에 대비해 유머나 재미있는 이야기를 몇 가지 준비해 두었다가 필요할 때 사용하여 시간을 조절한다

③ 중간에 예상치 못한 질문으로 시간이 지연되는 것을 막기 위해 시작할 때 질문 시간은 따로 갖겠다고 청중들에게 알린다

④ 늦게 끝나는 것보다 차라리 일찍 끝나는 것이 좋다

청중과의 대화 기술

프레젠테이션을 진행할 때 발표자의 일방적인 설명은 청중을 지루하게 만들고 집중력을 떨어뜨린다. 그래서 발표 중간에 청중에게 질문을 던지고 대화를 유도하는 것은 매우 중요한 기술이다. 이때 대화나 질문 상대를 어떻게 정하는가도 중요한 문제다. 질문이나 대화 상대를 고르는 노하우는 다음과 같다.

① 결정권자나 주요 인물을 선택한다

② 긍정적이고 열성적으로 경청하는 사람을 선택한다

③ 산만해 보이는 사람을 선택한다

④ 너무 부정적인 의견을 가진 사람은 선택하지 않는다

프레젠테이션 실전 노하우

프레젠테이션 시작

프레젠테이션을 시작하자마자 청중에게 프레젠테이션의 목적과 주제, 배경, 또는 결론을 설명하여 청중의 집중과 흥미를 유도한 뒤 설명 내용과 순서를 간략하게 알려준다. 프레젠테이션 시작 단계에서는 다음 사항들을 충족시켜야 한다.

때로는 결론을 미리 말하기도 한다

청중이 발표자에게만 집중하게 만든다

청중에게 이익이 된다는 사실을 알린다

결론 맺기와 끝내기

결론 단계는 발표자가 프레젠테이션의 목적을 이룰 수 있는 마지막 기회로, 청중이 결단을 내리고 행동할 수 있도록 요약하고 반복하고 강조하도록 한다. 이때 본론에서 사용했던 시각화 자료를 다시 한번 보여주는 것이 매우 중요하다. 프레젠테이션의 결론에서 반드시 지켜야 할 조건이 있는데, 그것은 바로 ‘일관성’이다. 본론 부분에서 실수로 내용을 잘못 설명했다고 해서 마무리 단계에서 이것에 대해 부연 설명을 하거나 다시 정정하려 한다면 시간이 길어지고 청중에게 혼란을 주게 되므로 준비한 결론만 확실하게 말하도록 한다.

질의응답 요령

프레젠테이션을 마치면 청중의 질문을 받는 시간이 필요하다. 이 부분까지 최선을 다해 깔끔하게 마무리해야 한다. 긍정적이고 우호적인 청중은 질문도 그렇게 한다. 발표자나 답변자는 이를 잘 활용해야 한다. 부정적인 질문에 답하는 것은 매우 어렵고 곤혹스럽기까지 하다. 만일 대답하기 어렵거나 곤란한 질문일 경우에는 개괄적인 대답만 한 뒤, ‘시간 관계상 다른 질문자에게도 기회를 줘야 하기 때문에 프레젠테이션이 끝나고 따로 설명을 하겠다’고 말한다. 이때 성의 없이 건성으로 대답해서는 안 되며, 최대한 성의와 예의를 갖추어야 한다.

최고 전문가도 알아야 할 프레젠테이션 노하우

청중이 메모하는 것을 허용해야 하는가? : 프레젠테이션에 참석한 청중은 중요한 내용이나 정보를 메모하기도 한다. 그러나 설명을 들으며 자료를 쳐다보는 것보다 자료만 보고 메모를 하는 청중이 많으면 문제가 된다. 이런 경우, 발표자의 설명이나 핵심을 들을 수 없어 전체적인 내용과 흐름을 파악하기 어렵기 때문에 결국 전체 내용을 이해하지 못하게 된다. 따라서 중요한 내용은 미리 자료로 배포하여 메모의 양을 줄일 필요가 있다. 발표를 시작할 때 미리 청중에게 ‘메모보다 경청하는 것이 좋다’고 말한다.

자료는 언제 어떻게 배포하는 것이 좋은가? : 일반적으로 준비된 자료는 미리 배포하는 것이 좋다. 청중은 발표 내용을 미리 검토하여 보다 쉽게 설명을 이해할 수 있다. 그러나 일부 청중은 설명은 잘 안 듣고 자료만 보는 경우도 있으니, 발표자가 잘 대응해야 한다.

프레젠테이션은 어느 시간대에 하는 것이 좋은가? : 프레젠테이션은 오전에 하는 것이 좋다. 만일 일정상 오후에 해야 한다면 점심식사 후 바로 시작하지 말고, 조금 지난 시간인 2∼3시 정도가 좋다.

초보 발표자에게 가장 부족하고 어려운 것은? : 많은 초보자들을 트레이닝해본 경험에 의하면, 몸동작 기술을 습득하고 난 뒤에는 말하는 능력이나 설명 수준이 훨씬 나아진다는 것을 알 수 있다. 즉, 몸동작에 대한 부담이 없어지면서 긴장감이 줄어들기 때문에 평소에 말하는 것처럼 자연스러워지는 것이다.

최고의 프레젠터가 되기 위한 노하우

① 정보와 자료 수집 능력을 키워라

② 정보와 자료 분석 및 가공 능력을 키워라

③ 파워포인트 프로그램의 사용법을 익혀라

④ 충분하고도 치밀한 준비를 하라

⑤ 전달 기술에 대한 능력을 향상시키고 계속적으로 훈련하라

⑥ 늘 청중의 입장과 욕구를 생각하고 그것에 초점을 맞추어라

⑦ 자신감과 열정을 가져라

출처: 프리젠테이션 이렇게 하라 [도서요약]